Jenis- Jenis Amplop:
1. Amplop Surat Niaga
2. Amplop Keamanan
3. Amplop Rekat Silang Tutup
4. Amplop Berjendela
5. Amplop Berjendela Dua
6. Amplop Lapisan Sisi
7. Amplop gereja
8. Amplop Film Ronsen
9. Amplop Berkancing Bertali
10 Amplop Berlubang dan Jepitan
11. Amplop Dokumen
12. Amplop Katalogsemua pasti kan baik-baik sajaSekretaris adalah sebuah profesiadministratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas sepertimengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.
Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.
Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan di antara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya misalnya di Hongkong contohnya di mana dunia kerja di sana lebih profesional. Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.
Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai citra dari atasan yang diwakilinya.
Yang dimaksud dengan bahasa surat di sini ialah bahasa yang kita gunakan dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat itu. Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur kata dan kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea/paragraf, dan sebagainya.
Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis surat biasanya menggunakan kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan maksud surat itu. Misalnya, memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.
Beberapa contoh kalimat pembuka:
- Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara…
- Dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk…
- Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…
- Seiring dengan surat ini kami kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
- Membalas surat Ibu tanggal…
- Menjawab pertanyaan Anda dalam surat Anda…
- Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal… nomor…
- Menyusul surat kami tanggal…, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
- Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
Kesalahan yang boleh dikatakan sudah menjadi suatu salah kaprah dalam surat-menyurat ialah penggunaan kalimat pembuka: Bersama ini kami kabarkan bahwa…, atau Bersama surat ini saya beri tahukan kepada Saudara bahwa…
Ungkapan bersama ini mengandung arti ‘seiring dengan ini’, sedangkan kabar atau berita yang disampaikan itu tidak seiring dengan surat itu, tetapi ada di dalam surat itu. Oleh karena itu, bukan kata bersama ini yang hendaknya dipakai di situ, melainkan kata dengan ini atau dengan surat ini.
Mungkin karena pengaruh bahasa Belanda atau Inggris kita juga menulis kalimat pembuka: Menjawab surat Saudara…padahal yang dijawab bukan surat, melainkan pertanyaan yang ada di dalam surat yang diterima. Dalam bahasa Indonesia, lebih tepat bila kita mengatakan/menulis: Membalas surat Saudara tanggal… atau Menjawab pertanyaan Saudara dalam surat tanggal…
Kalimat pembuka yang dimulai dengan kata berhubung saja juga tidak tepat karena ungkapan yang seharusnya digunakan ialah berhubung dengan.Misalnya, berhubung dengan kesehatan saya hari ini agak terganggu… Boleh juga kita mulai kalimat itu bukan dengan ungkapan berhubung dengan, melainkan dengan kata karena: Karena kesehatan saya hari ini… dan seterusnya.
Ungkapan berhubung dengan menyatakan hubungan pertalian, sedangkan katakarena dipakai untuk menyatakan sebab-akibat. Jadi ada perbedaannya: kata karena tidak dapat diganti dengan kata berhubung. Ungkapan lain menyatakan hubungan pertalian ialah: bertalian dengan, berhubungan dengan, sehubungan dengan, berkenaan dengan, sejalan dengan.
Kalimat penutup surat juga disesuaikan dengan isi surat kita. Pada umumnya, pada akhir surat kita, kita menyampaikan terima kasih kepada orang yang kita kirimi surat itu oleh karena bantuannya, perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya, dan sebagainya. Kalimat penutup ini haruslah kita tempatkan pada alinea khusus yaitu alinea penutup, jangan disambungkan saja pada bagian isi surat sesungguhnya.
Beberapa contoh kalimat penutup:
- Atas bantuan Saudara, kami mengucapkan banyak terimakasih.
- Kami akhiri surat kami dengan ucapan terima kasih atas perhatian serta kerja sama Saudara yang baik.
- Sekianlah laporan kami, mudah-mudahan beroleh tanggapan dan perhatian Bapak.
- Semoga laporan kami ini dapat membantu Bapak. Terima kasih kami ucapkan atas perhatian Bapak.
Diambil dari Buku Inilah Bahasa Indonesia yang Benar karya J.S. Badudu.
Surat legal adalah surat yang memiliki kekuatan hukum, bisa berkaitan dengan bisnis, dinas maupun pribadi. Semua surat legal ditulis denganbahasa sangat formal dan gaya yang tegas. Prinsip penulisan surat legal yaitu jelas dan logis.Jelas artinya spesifik dan tidak menimbulkan salah tafsir karena adanya makna ganda. Sedangkan logis maksudnya surat yang dibuat harus memiliki dasar yang jelas dan bisa diterima akal. Berikut ini beberapa contoh surat yang termasuk dalam surat legal.
Surat keputusan adalah surat yang berisi suatu keputusan yang dibuat oleh pimpinan suatu organisasi atau lembaga pemerintahan berkaitan dengan kebijakan organisasi atau lembaga tersebut. Surat keputusan memiliki 2 bagian pokok, yaitu:
| : | landasan atau dasar hukum dibuatnya keputusan tersebut. Pada bagian ini terdapat kata-kata seperti Menimbang, Mengingat, Membaca, Mendengar, atau Memperhatikan. |
| : | isi keputusan tersebut, ditandai dengan adanya kata Memutuskan dan Menetapkan. |
Pedoman penulisan surat keputusan:
Keterangan :
Surat tugas merupakan surat yang dibuat untuk menugaskan seseorang/sekelompok orang untuk melaksanakan suatu tugas khusus di luar operasional.
Informasi yang dikandung dalam surat tugas adalah:
Pedoman penulisan surat tugas:
Surat perjanjian merupakan surat yang berisi kesepakatan antara 2 pihak. Perjanjian tertulis berfungsi sebagai bukti otentik telah terjadinya suatu kesepakatan, sehingga apabila salah satu pihak melanggar perjanjian tersebut, perjanjian tertulis tersebut bisa dijadikan bukti dan dasar penyelesaian persengketaan di pengadilan.
Surat perjanjian dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
Unsur-unsur surat perjanjian:
Keterangan :
Surat kuasa adalah surat pendelegasian hak dan kewajiban satu pihak kepada pihak lain dimana pihak penerima kuasa memiliki hak dan kewajiban sama seperti pihak pemberi kuasa.
Bagian penting surat kuasa:
Pedoman penulisan surat kuasa:
Berita acara adalah catatan laporan yang dibuat mengenai waktu terjadi, tempat, keterangan atau petunjuk lain tentang suatu perkara atau peristiwa. Contoh berita acara adalah berita acara serah terima barang, berita acara serah terima jabatan atau pekerjaan, berita acara pelaksanaan ujian nasional, dll.
Bagian-bagian yang umum terdapat pada berita acara:
Nota Dinas adalah alat komunikasi intern antar pejabat satuan organisasi yg memuat atau berisi pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan, dan sebagainya; surat resmi yang bersangkutan dengan organisasi atau instansi (KBBI Online).
Nota Dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju (Tata Naskah Dinas Lembaga Sandi Negara)
